Om ervoor te zorgen dat jouw document zonder problemen geprint kan worden, is het belangrijk dat de PDF op de juiste manier wordt aangemaakt en voldoet aan de aanleverspecificaties. Volg onderstaande stappen zorgvuldig. Op deze manier voorkomen we vertraging, fouten en onnodige nabewerking. In dit artikel leggen we je stap voor stap uit waar je op moet letten.
Let op: PDF-bestanden vanuit MS Office worden standaard met een witte rand rondom het document geprint.
Wil je een pdf laten printen met opmaak tot de rand?
Lees hier hoe je dat kunt doen
1. Documentinstellingen vóór het exporteren
1.1 Formaat en afmetingen
Stel het document in op het definitieve eindformaat (bijv. A4, A5):
Word:
- ‘Pagina-instelling’ of ‘Indeling’ (Layout) → ‘Formaat’ (Size)
Wil je een eigen formaat?
→ Klik onderaan ‘Formaat’ (Size) → ‘Meer papierformaten’ (More page sizes)
→ Kies tab ‘Papier’ (Paper)
→ Kies bij ‘Papierformaat’ (Paper size) → ‘Aangepast formaat’ (Custom size)
→ Vul breedte en hoogte in.
Extra opties:
- Marges: ‘Pagina-instelling’ of ‘Indeling’ (Layout) → ‘Marges’ (Margins)
- Oriëntatie: ‘Pagina-instelling’ of ‘Indeling’ (Layout) → ‘Oriëntatie’ (Orientation) → Kies Staand (Portrait) of Liggend (Landscape)
PowerPoint:
- Ontwerpen (Design) → Diaformaat (Slide size) → Aangepast diaformaat (Custom slide size) → Stel het gewenste formaat in (bijv. 16:9, 4:3 of eigen afmetingen)
1.2 Marges en afloop (‘bleed’)
Office ondersteunt geen afloop. Let daarom op:
- Gebruik geen tekst, logo’s of afbeeldingen die doorlopen tot aan de rand.
- Houd minimaal 5 mm veilige marge aan binnen de pagina.
- Een document inbinden met een metalen ringband (Wire-O) of lijmrug, houd dan 15 mm afstand aan de zijde van de binding.
1.3 Lettertypen
- Gebruik alleen standaard letterypes (fonts) om weergaveproblemen te voorkomen.
- Zorg voor voldoende contrast tussen tekst en achtergrond.
1.4 Pagina-indeling
- Lever bestanden altijd op ware grootte aan (100%).
- Gebruik één pagina per PDF-pagina (geen spreads, tenzij anders aangegeven).
- Pagina's moeten in de juiste volgorde staan.
1.5 Aantal pagina’s
Het minimum en maximum aantal pagina's is afhankelijk van het product.
| Product | Minimum pagina’s | Maximum pagina’s | Veelvoud pagina's |
| Flyer | 1 pagina | 2 pagina’s | geen |
| Folder 2-luik (gevouwen) | 2 pagina’s | 4 pagina’s | geen |
| Folder 3-luik (zigzag vouw) | 3 pagina’s | 6 pagina’s | geen |
| Boekje met nietjes | 8 pagina’s | 48 pagina’s (+ 4 omslag) | veelvoud van 4 (bijv. 8, 12, 16, 20, 24, …) |
| Boekje met Wire‑O * | 8 pagina's | 700 pagina’s (350 vellen incl. 4 omslag) ** | veelvoud van 2 (o.b.v. dubbelzijdige print) |
| Boekje met lijmrug | 32-40 pagina’s (min. 3-4 mm dikte om te kunnen lijmen) | 300–400 pagina’s (150-200 vellen) | veelvoud van 2 (o.b.v. dubbelzijdige print) |
*) De capaciteit van een Wire‑O binding hangt af van de diameter van de metalen ringband én van het papiergewicht. Hieronder vind je een richtlijn hoeveel pagina’s in een Wire-O passen. De tabel gaat uit van standaard 80–90 g/m² papier en telt enkelzijdig getelde pagina’s (dus 100 vellen = 200 pagina’s).
NB: de diameter van de Wire-O hoef je niet zelf te kiezen. De diameter wordt automatisch gekozen op basis van het aantal pagina’s. Hieronder een richtlijn:
| Wire‑O diameter | Aantal vellen (≈) | Aantal pagina’s (≈) |
|---|---|---|
| 6 mm | 30–40 vellen | 60–80 pagina’s |
| 8 mm | 60 vellen | 120 pagina’s |
| 9,5 mm | 75 vellen | 150 pagina’s |
| 11 mm | 95 vellen | 190 pagina’s |
| 13 mm | 120 vellen | 240 pagina’s |
| 16 mm | 145 vellen | 290 pagina’s |
| 19 mm | 175 vellen | 350 pagina’s |
| 22 mm | 210 vellen | 420 pagina’s |
| 25 mm | 250 vellen | 500 pagina’s |
| 28 mm | 280 vellen | 560 pagina’s |
| 32 mm | 320 vellen | 640 pagina’s |
| 38 mm | 350 vellen | 700 pagina’s |
2. Afbeeldingen en kwaliteit
2.1 Resolutie
- Gebruik altijd afbeeldingen met voldoende resolutie (beste is 300 dpi).
- Vermijd screenshots, WhatsApp-foto’s of afbeeldingen die je van Internet haalt, die zijn meestal te klein.
- Vermijd het vergroten van kleine afbeeldingen of verkleinde afbeeldingen door ‘croppen’; dit veroorzaakt kwaliteitsverlies.
Tip!
Twijfel je? Zoom dan in op je afbeelding. Wordt het snel blokkerig of wazig? Dan is de kwaliteit te laag.
2.2 Bestandstypen
- Voorkeur: PNG of TIFF voor scherpe weergave.
- Foto’s: JPEG op hoge kwaliteit.
2.3 Kleurmodus
- Office werkt in RGB (Rood – Geel – Blauw). Tijdens de productie wordt dit omgezet naar CMYK (Cyaan – Magenta – Yellow – Zwart). Houd rekening met mogelijke lichte kleurverschillen.
- RGB-kleuren zijn geschikt voor op een beeldscherm, maar niet voor print- en drukwerk. De kleuren op jouw beeldscherm zien er dus altijd anders uit dan wanneer ze geprint zijn op papier!
3. Exporteren naar een printklare PDF
Programma’s als Word en PowerPoint kennen een apparaat-afhankelijke opmaak. Bestanden zien er daarom niet op iedere computer hetzelfde uit. Een PDF (Portable Document Format) is juist bedoeld om een ontwerp overal hetzelfde te tonen en ervoor te zorgen dat de indeling nooit verandert. Ook niet wanneer je deze opent in andere software, op een andere computer of met een ander besturingssysteem.
3.1 Juiste exportinstellingen
Ga naar: Bestand → Opslaan als → PDF
- Klik daarna op Opties / Options
- Vink aan en uit bij ‘PDF opties’:
✘ UIT - PDF/A compliant
✔ AAN - Optimaliseren voor beeldkwaliteit / Optimize for image quality
Dit is de belangrijkste instelling voor een drukklare PDF → Behoudt maximale resolutie van afbeeldingen.
✔ AAN - Bitmap text when fonts may not be embedded / Tekst rasteren wanneer lettertypen niet kunnen worden ingesloten
Belangrijk! De lettertypen in je opmaak moeten geïntegreerd (‘embedded’) zijn in de PDF.
Dat zorgt ervoor dat het document er op elk scherm en in elke print hetzelfde uitziet. Voor standaard lettertypes (zoals Arial, Calibri of Times New Roman) is het aanvinken van deze optie in principe niet nodig, maar het is verstandig om deze aan te laten staan als veiligheidsmarge. Standaard lettertypes worden bijna altijd ingesloten in de PDF, omdat de meeste lettertypes die met Windows en Office worden meegeleverd, licenties hebben die font-embedding toestaan. Word regelt dit automatisch bij de export naar PDF.
Het verschil in resultaat:
- Zonder vinkje: Als een lettertype niet kan worden ingesloten, wordt het vervangen door een ander font (bijv. Courier). Dit kan je hele layout verpesten.
- Met vinkje: De tekst wordt omgezet in een afbeelding (raster). De layout blijft gelijk, maar de tekst is minder scherp en niet meer doorzoekbaar.
Controleren:
- Open de PDF in Acrobat ‘Bestand’/ ‘File’ → ‘Documenteigenschappen’ / ‘Document properties’ → tab ‘Lettertypen' / ‘Fonts’.
- Als er (Embedded) of (Embedded Subset) achter een lettertype staat → lettertype is ingesloten.
- Als er niets staat of als er een substitutielettertype staat → lettertype is niet ingesloten.
3.2 Controle vóór versturen
Neem één minuut om zelf je bestand te checken. Open de PDF en controleer:
- Correcte formaat en paginavolgorde?
- Staat er geen tekst te dicht langs de rand?
- Zijn teksten en elementen netjes uitgelijnd?
- Zijn de afbeeldingen scherp genoeg?
- Geen spelfouten?
- Alles goed zichtbaar in de PDF-preview? Geen onverwachte font- of opmaakverschuivingen?
Vragen of onduidelijkheden?
Neem gerust contact met de Canon Servicebalie. We helpen je graag.